Caso de éxito Fresnillo PLC: cómo Avattar ayudó a fortalecer la gestión de proyectos mediante una metodología de Project Portfolio Management y Micro Focus PPM.
Cuando una organización gestiona múltiples proyectos, equipos, recursos y presupuestos de manera simultánea, tener información distribuida en diferentes sistemas puede dificultar la toma de decisiones.
Este era el reto de Fresnillo PLC, compañía mexicana líder mundial en producción de plata y uno de los principales productores de oro en México.
Con operaciones en diferentes ubicaciones y una cartera de proyectos que requería coordinación entre equipos técnicos, funcionales y directivos, su Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) buscaba una forma más estructurada de centralizar la información, estandarizar procesos y mejorar el control del portafolio de proyectos.
La solución combinó Project Portfolio Management (PPM), metodología y acompañamiento especializado de Avattar.
El desafío: gestionar un portafolio de proyectos con mayor control y visibilidad
La PMO de Fresnillo necesitaba evolucionar la manera en que administraba sus proyectos y programas.
El objetivo era contar con una solución que permitiera centralizar la información y, al mismo tiempo, establecer procesos consistentes para gestionar las diferentes iniciativas de la organización.
Entre los principales retos se encontraban:
- Estandarizar los procesos de gestión de proyectos.
- Centralizar información de proyectos y programas.
- Gestionar solicitudes de nuevos proyectos.
- Formalizar alcances y procesos de control de cambios.
- Identificar y dar seguimiento a riesgos.
- Tener visibilidad sobre los proyectos de las diferentes minas.
- Supervisar el cumplimiento de hitos.
- Analizar recursos y presupuesto.
- Facilitar información confiable para la toma de decisiones.
El reto no consistía simplemente en implementar una herramienta de software. Fresnillo necesitaba crear una forma de gestión que permitiera conectar proyectos, recursos, riesgos, presupuesto y objetivos dentro de una misma visión de portafolio.
La solución: Project Portfolio Management como modelo de gestión
Avattar trabajó junto con el equipo de Fresnillo para identificar los requerimientos de la organización y definir una estrategia de Project Portfolio Management (PPM) adaptada a sus necesidades.
La solución combinó:
Metodología + procesos + tecnología + acompañamiento
Como plataforma tecnológica se implementó Micro Focus Project and Portfolio Management (PPM), permitiendo centralizar diferentes procesos relacionados con la administración de proyectos y programas.
El objetivo fue que la PMO pudiera pasar de gestionar información de proyectos de manera aislada a obtener una visión integral del portafolio.
1. Estandarización de los procesos de gestión
El primer paso fue establecer una metodología que permitiera trabajar bajo procesos más consistentes.
Avattar acompañó a Fresnillo en el descubrimiento de requerimientos y en la definición de prácticas para gestionar:
- Proyectos.
- Programas.
- Portafolios.
- Solicitudes.
- Cambios.
- Hitos.
- Recursos.
- Presupuesto.
Esto permitió crear una estructura común para la administración de las diferentes iniciativas.
2. Centralización de proyectos y programas
Con Micro Focus PPM, Fresnillo pudo consolidar la información de sus proyectos y programas dentro de una plataforma centralizada.
La solución permitió integrar la gestión de proyectos correspondientes a las diferentes minas y facilitar el acceso a información relevante para:
- líderes técnicos;
- gerentes;
- líderes funcionales;
- responsables de proyectos.
Esta visibilidad permitió tener una perspectiva más completa sobre el estado de las iniciativas y facilitar la coordinación entre los diferentes equipos.
3. Gestión de solicitudes y priorización de proyectos
La plataforma permitió estructurar el proceso de recepción y gestión de solicitudes de nuevos proyectos.
En lugar de gestionar las iniciativas de manera aislada, la PMO pudo contar con un proceso más organizado para registrar y dar seguimiento a las solicitudes.
Esto facilitó el control de las iniciativas desde sus primeras etapas y contribuyó a una gestión más estructurada del portafolio.
4. Control de cambios y alcance
Una gestión efectiva de proyectos requiere conocer no solamente qué se está ejecutando, sino también qué está cambiando y cómo esos cambios pueden afectar el proyecto.
Con la implementación de PPM, Fresnillo fortaleció sus procesos de control de cambios y formalización de alcances.
Esto permitió mejorar la trazabilidad de las modificaciones y proporcionar mayor visibilidad sobre situaciones que podían impactar la ejecución de los proyectos.
5. Visibilidad de riesgos
La centralización de la información permitió mejorar la visibilidad de los riesgos asociados a los proyectos.
Los líderes técnicos, gerentes y responsables funcionales pudieron acceder a información relevante sobre el estado de las iniciativas y detectar situaciones que requerían atención.
Esto ayudó a avanzar hacia una gestión más proactiva, donde los riesgos pueden identificarse y analizarse antes de convertirse en problemas mayores.
6. Gestión de recursos y presupuesto
Uno de los beneficios de contar con información centralizada es poder analizar cómo se distribuyen los recursos y el presupuesto dentro del portafolio.
Fresnillo incorporó KPIs y escenarios hipotéticos para analizar diferentes combinaciones de recursos y presupuesto.
Esto permitió obtener información para evaluar alternativas y apoyar decisiones relacionadas con la asignación de recursos en los proyectos.
Impacto en el negocio
La implementación de Project Portfolio Management permitió a Fresnillo fortalecer la gestión de su portafolio y mejorar la visibilidad sobre sus proyectos.
Mayor visibilidad
Los responsables de los proyectos y líderes de la organización cuentan con información centralizada sobre el estado de las iniciativas.
Mejor control de riesgos y cambios
La formalización de procesos permitió mejorar el seguimiento de riesgos, cambios y alcances.
Gestión más estructurada
La metodología y la plataforma establecieron procesos más consistentes para administrar proyectos, programas y solicitudes.
Información para tomar decisiones
Los KPIs y escenarios permiten analizar el estado de los proyectos y evaluar alternativas relacionadas con recursos y presupuesto.
Mayor control sobre los proyectos
La PMO puede supervisar el cumplimiento de hitos y conocer el estado general de la cartera de proyectos.
El papel de Avattar: más allá de implementar una herramienta
La implementación de PPM no se limitó a configurar una plataforma.
Avattar trabajó junto con el equipo de Fresnillo como socio de negocio, participando en el descubrimiento de requerimientos, asesoramiento y acompañamiento durante la evolución de la solución.
A través de un ciclo de mejora continua, el equipo fue optimizando tanto la plataforma como los procesos de administración de proyectos.
Este enfoque permitió adaptar la solución a las necesidades reales de la organización y aumentar progresivamente el valor generado por la gestión de proyectos.
Como explica David Falcón, Gerente PMO de Fresnillo:
“Estamos muy contentos con las mejoras y cómo nos ha facilitado el día a día llevar esta gestión de proyectos tan precisa, así como el nivel de compromiso y disposición de los consultores de Avattar que me apoyan en solución de dudas y proponen mejoras en conjunto, siempre se ha demostrado una gran cercanía y nivel de compromiso.”
De la gestión de proyectos a la gestión estratégica del portafolio
El caso de Fresnillo demuestra que implementar Project Portfolio Management (PPM) no consiste únicamente en centralizar información.
El verdadero valor está en conectar:
Proyectos + programas + recursos + riesgos + presupuesto + decisiones.
Cuando estos elementos se gestionan bajo una metodología común y dentro de una plataforma centralizada, la PMO puede obtener una visión más completa del portafolio y proporcionar información útil para la toma de decisiones.
En Fresnillo, la combinación de Micro Focus PPM, metodología y acompañamiento especializado de Avattar permitió fortalecer la administración de proyectos y establecer una base para la mejora continua de sus procesos.
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En Avattar ayudamos a las organizaciones a implementar y optimizar estrategias de Project Portfolio Management (PPM) para centralizar proyectos, mejorar la gestión de recursos, dar seguimiento a riesgos y cambios y obtener mayor visibilidad sobre presupuesto y resultados.
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